Rejestrator czasu pracy. Jak wybrać i co warto wiedzieć?
Jest 5:58. Za chwilę rozpoczyna się poranna zmiana, a przy wejściu do hali ustawia się kilkunastu pracowników. Jedna osoba szuka karty, druga przykłada identyfikator, ale terminal nie reaguje, a kolejka szybko rośnie.
Kiedy kilkanaście osób rozpoczyna zmianę w tej samej minucie, liczy się nie sam czytnik, ale to, czy urządzenie rozpozna identyfikator za pierwszym razem i od razu zapisze zdarzenie w systemie. Jak więc wybrać rejestrator czasu pracy, który nie będzie spowalniał pracowników już przy wejściu?
Lepiej zdecydować się na rejestrator czasu pracy na kartę, NFC, kod QR czy odcisk palca? I czy mała firma potrzebuje innego rozwiązania niż duży zakład produkcyjny?
Jak działa rejestrator czasu pracy?
Współczesny rejestrator czasu pracy, nazywany także terminalem RCP, zapisuje określone zdarzenia, takie jak:
- rozpoczęcie i zakończenie pracy,
- wejście lub wyjście z zakładu,
- rozpoczęcie przerwy,
- wyjście służbowe,
- rozpoczęcie zlecenia lub etapu produkcji.
Pracownik identyfikuje się za pomocą karty, breloka, telefonu albo kodu 2D. Terminal zapisuje zdarzenie i przekazuje je do aplikacji kadrowej, systemu ERP lub innego oprogramowania używanego przez firmę.
Urządzenie może również wyświetlać komunikat potwierdzający rejestrację, grafik zmiany, liczbę przepracowanych godzin albo informacje organizacyjne.
Warto pamiętać, że zapis wejścia i wyjścia pracownika nie jest tym samym co pełna ewidencja czasu pracy. Rejestrator dostarcza danych, które mogą być następnie wykorzystywane przez system kadrowy, jednak sam nie zastępuje wymaganej dokumentacji. Różnicę pomiędzy listą obecności a ewidencją czasu pracy szczegółowo wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy.
Dlatego przed wyborem urządzenia należy sprawdzić, czy może ono współpracować z oprogramowaniem kadrowym wykorzystywanym w firmie.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rejestratora czasu pracy?
Wybór nie powinien zaczynać się od procesora, pamięci RAM czy wielkości ekranu. Najpierw należy ustalić:
Co ma się wydarzyć po przyłożeniu karty lub zeskanowaniu kodu?
Dopiero później można dobrać system operacyjny, czytnik, ekran i pozostałe parametry urządzenia.
Android czy Windows?
System operacyjny powinien być dopasowany do aplikacji obsługującej rejestrację czasu pracy.
Terminal z Androidem dobrze sprawdzi się w przypadku prostych aplikacji działających w trybie kiosku. Może być wykorzystywany w biurach, sklepach, recepcjach, punktach usługowych i mniej wymagających magazynach.
Windows będzie lepszym wyborem, jeśli firma korzysta ze specjalistycznego lub starszego oprogramowania, potrzebuje konkretnych sterowników albo chce wykorzystywać panel również do obsługi zleceń, monitorowania produkcji czy zgłaszania przestojów.
Nie ma więc systemu, który zawsze będzie lepszy. Najpierw należy sprawdzić wymagania aplikacji.
Rejestrator czasu pracy na kartę lub NFC
Rejestrator czasu pracy na kartę lub NFC jest obecnie jednym z najbardziej praktycznych rozwiązań. Pracownik przykłada kartę, brelok lub identyfikator, a urządzenie przypisuje zdarzenie do odpowiedniej osoby.
Największą zaletą jest szybkość. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy wiele osób rozpoczyna zmianę o tej samej godzinie.
Ta sama karta może służyć również do:
- otwierania drzwi,
- kontroli dostępu,
- identyfikacji przy maszynie,
- odbierania narzędzi,
- rejestrowania zleceń produkcyjnych.
Przed wyborem urządzenia należy jednak sprawdzić standard używanych kart. Nie każdy czytnik będzie obsługiwał wszystkie identyfikatory.
Wadą rozwiązania jest konieczność posiadania fizycznej karty, którą można zgubić, zapomnieć lub przekazać innej osobie.
Rejestrator czasu pracy z kodem 2D
Alternatywą dla karty jest kod 2D, najczęściej QR. Może być wydrukowany na identyfikatorze albo wyświetlany w aplikacji na telefonie.
Takie rozwiązanie dobrze sprawdza się w przypadku:
- pracowników tymczasowych,
- podwykonawców,
- firm z dużą rotacją zatrudnienia,
- przedsiębiorstw korzystających z aplikacji pracowniczej,
- organizacji chcących ograniczyć liczbę fizycznych kart.
Kod można przechowywać w telefonie, dzięki czemu pracownik nie musi nosić dodatkowego identyfikatora. Trzeba jednak pamiętać, że zwykły, stały kod QR można łatwo sfotografować i przesłać innej osobie. Bardziej bezpiecznym rozwiązaniem może być kod generowany dynamicznie przez aplikację.
Znaczenie ma również jakość skanera. Powinien bez problemu odczytywać kody z ekranów telefonów, także przy niższej jasności lub niedokładnym ustawieniu urządzenia.
Rejestrator czasu na odcisk palca, czy warto?
Rejestrator czasu na odcisk palca wydaje się wygodny, ponieważ pracownik nie musi pamiętać o karcie. Biometria wiąże się jednak z przetwarzaniem szczególnie chronionych danych osobowych.
Wykorzystanie odcisku palca wyłącznie do standardowej rejestracji wejść i wyjść może być prawnie problematyczne. Biometria znajduje zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie konieczna jest szczególna kontrola dostępu do chronionych pomieszczeń lub informacji.
Dlatego przed wdrożeniem takiego rozwiązania firma powinna przeanalizować jego podstawę prawną, cel oraz sposób zabezpieczenia danych. W klasycznym systemie RCP prostszym rozwiązaniem będzie zazwyczaj karta, NFC lub kod 2D.
Jaki rejestrator czasu pracy sprawdzi się w małej firmie, a jaki w dużej?
Wielkość przedsiębiorstwa nie jest jedynym kryterium. Ważniejsze jest to, ile osób korzysta z terminala jednocześnie i jakie funkcje ma obsługiwać.
Rejestrator czasu pracy do małej firmy
W niewielkim biurze, sklepie lub punkcie usługowym zwykle wystarczy kompaktowy terminal z ekranem od 7 do 10 cali, podstawową konfiguracją i jednym sposobem identyfikacji.
Najważniejsze będą:
- prosta aplikacja,
- czytnik NFC lub kodów 2D,
- łatwy montaż,
- czytelne potwierdzenie rejestracji,
- integracja z systemem kadrowym.
Jeżeli urządzenie ma tylko potwierdzać obecność, duży ekran i bardzo wydajny procesor nie są potrzebne.
Rejestrator czasu pracy do dużej firmy
W dużym zakładzie kluczowa jest organizacja całego systemu. Gdy kilkaset osób kończy zmianę w tym samym momencie, jeden terminal może powodować kolejki niezależnie od swoich parametrów.
Warto wtedy uwzględnić:
- kilka punktów rejestracji,
- centralne zarządzanie urządzeniami,
- możliwość pracy offline,
- integrację z systemem HR, ERP lub MES,
- dwa sposoby identyfikacji,
- odporność na intensywną eksploatację.
W dużej firmie ważniejsza od najmocniejszego procesora może być odpowiednia liczba urządzeń i ich rozmieszczenie.
Jak duży powinien być ekran?
Do podstawowej rejestracji czasu pracy najczęściej wystarcza ekran od 7 do około 11 cali. Pracownik musi zobaczyć przycisk wejścia lub wyjścia i komunikat potwierdzający operację.
Większy ekran ma sens, jeśli terminal ma dodatkowo wyświetlać:
- grafik zmian,
- listę zleceń,
- instrukcje stanowiskowe,
- komunikaty BHP,
- wyniki produkcji.
Wówczas urządzenie przestaje być tylko rejestratorem czasu pracy i może pełnić funkcję bardziej rozbudowanego kiosku pracowniczego, zapewniającego dostęp do komunikatów, dokumentów lub informacji kadrowych.
Rejestrator czasu pracy do biura i na halę produkcyjną
Urządzenie działające na recepcji nie zawsze sprawdzi się przy linii produkcyjnej. Na wybór powinny wpływać warunki panujące w miejscu montażu: zapylenie, wilgotność, temperatura, drgania oraz sposób obsługi.
W biurze można zastosować lekki, kompaktowy mikro-kiosk. Na hali ważniejsza będzie solidna obudowa, stabilne mocowanie i ekran, który można obsługiwać w rękawicach.
Seria A IMAGO jako kompaktowy terminal RCP
Komputery panelowe Android z serii A mogą pełnić funkcję rejestratorów czasu pracy w biurach, handlu, usługach, recepcjach i innych mniej wymagających środowiskach.
Seria obejmuje modele A7, A10 i A15 z ekranami 7, 10,1 oraz 15,6 cala. Urządzenia obsługują komunikację przez Ethernet, Wi-Fi i Bluetooth. Modele A10 i A15 mogą dodatkowo korzystać z zasilania PoE, dzięki czemu do transmisji danych i zasilania wystarczy jeden przewód.
Do paneli można podłączyć czytnik NFC albo skaner kodów 2D. Terminal może więc obsługiwać zarówno karty pracownicze, jak i kody QR wyświetlane na telefonie.
Seria A dobrze sprawdzi się tam, gdzie najważniejsze są kompaktowe wymiary, prosty interfejs i łatwa instalacja.
Seria ISK jako przemysłowy rejestrator czasu pracy
W zakładzie produkcyjnym terminal może służyć nie tylko do potwierdzania obecności. Pracownik może identyfikować się kartą, a następnie skanować kod zlecenia, produktu lub pojemnika.
Do takich zastosowań przeznaczone są komputery panelowe ISK w obudowie ze stali malowanej proszkowo. Dostępne ekrany 15, 18,5 oraz 21,5 cala pozwalają wykorzystać urządzenie jako rejestrator RCP i stanowisko operatorskie.
Panel może zostać wyposażony jednocześnie w:
- czytnik RFID/NFC,
- skaner kodów 2D Zebra MS4717.
Dzięki temu karta może identyfikować pracownika, a kod 2D określać wykonywane zlecenie lub proces.
Seria ISK będzie dobrym wyborem tam, gdzie liczą się solidna konstrukcja, możliwość obsługi w rękawicach, system Windows oraz integracja z procesami produkcyjnymi.
Jaki rejestrator czasu pracy wybrać?
Dobry rejestrator czasu pracy nie musi mieć największego ekranu ani najmocniejszego procesora. Powinien być dopasowany do aplikacji, liczby użytkowników, sposobu identyfikacji i warunków panujących w miejscu montażu.
W biurze, sklepie lub punkcie usługowym może wystarczyć niewielki terminal Android z czytnikiem NFC lub skanerem kodów 2D. Na hali produkcyjnej lepszym rozwiązaniem będzie solidniejszy komputer panelowy z możliwością jednoczesnego podłączenia obu czytników.
W IMAGO terminal RCP może zostać zbudowany na bazie kompaktowych paneli Android z serii A albo przemysłowych komputerów panelowych ISK. Pozwala to dopasować urządzenie do używanego oprogramowania, miejsca instalacji oraz procesów realizowanych w firmie.
Nie wiesz, czy lepiej sprawdzi się panel Android, czy przemysłowy komputer ISK? Skonsultuj wybór rejestratora czasu pracy z naszym zespołem.
